Процедуру казначейского сопровождения можно разбить на следующие основные этапы:
1. Открытие лицевого счета
После подписания договора между Заказчиком и Исполнителем, Исполнитель приступает к сбору пакета документов, необходимого для открытия лицевого счета в Казначействе. В пакет документов входит:
- Заявление на открытие лицевого счета (по установленной форме)4
- Карточка образцов подписей, заверенная нотариусом (по установленной форме)
- Договор, заверенный Заказчиком либо нотариально.
2. Предоставление сведений об операциях с целевыми средствами
После открытия лицевого счета, можно приступать к заполнению сведений об операциях с целевыми средствами.
Сведения об операциях с целевыми средствами — это план приходов и расходов, распределенных по кодам источников прихода и расходования средств (Приложение №2,3 Приказ №214н).
Данный план заполняется Исполнителем, согласовывается Заказчиком и проверяется, после чего регистрируется Казначейством. Без зарегистрированных сведений Казначейство платежные поручения пропускать не будет.
3. Проведение платежей
На данном этапе клиент начинает заполнять платежные поручения и отправлять их в казначейство на оплату. В зависимости от вида платежа прикладываются подтверждающие документы. К ним относятся договора, счета, акты, УПД, товарные накладные, счета фактуры. Во всех документах должно быть прописан ИГК, и номер договора.
4. Закрытие лицевого счета и аналитического кода
Если на лицевом счете на осталось денежных средств и контракт выполнен, что подтверждается соответствующими документами, Исполнитель может закрыть лицевой счет или аналитический код расходов.
Аналитический код расходов присваивается каждому договору, предоставленному в Казначейство. При наличии акта завершения работ по контракту Исполнитель может закрыть только его, при этом казначейский лицевой счет останется.
Если в дальнейшем у Исполнителя возникнет еще один договор, подлежащий казначейскому сопровождению, он может направить его по средствам программы казначейства и новому контракту присвоят аналитический код с привязкой к лицевому счету Исполнителя. Таким образом, отпадает необходимость повторно подавать пакет документов на открытие лицевого счета в казначейство.
Если исполнитель уверен, что договора с казначейским сопровождение больше подписываться не будут, то он может закрыть и аналитический код и лицевой счет.