Возмещение затрат при казначейском сопровождении государственных контрактов

При исполнении государственных контрактов, подлежащих казначейскому сопровождению, у исполнителей часто возникает необходимость начать работы или осуществить закупки до поступления средств на лицевой счёт в казначействе. В таких случаях компания может использовать собственные оборотные средства, а после поступления аванса — возместить понесённые расходы.

Возмещению подлежат только те затраты, которые:

• были оплачены с расчётного счёта компании (не через казначейский счёт);
• напрямую связаны с исполнением конкретного государственного контракта, находящегося на казначейском сопровождении;
• подтверждены документально и соответствуют условиям договора.

Пример 1. Компания заключила государственный контракт, движение средств по которому осуществляется через казначейское сопровождение. Однако до поступления аванса необходимо закупить материалы и приступить к исполнению работ. Организация использует собственные средства для закупки и оплаты поставщиков, а после поступления аванса на казначейский счёт — возмещает свои оборотные средства, затраченные на реализацию данного проекта.

Пример 2. Иногда требуется срочно выплатить заработную плату сотрудникам или оплатить поставщику, не дожидаясь прохождения платёжного документа через казначейство. В этом случае организация осуществляет платежи с расчётного счёта, а затем отражает данные расходы по проекту на казначейском счёте и возмещает их.

Перечень затрат, подлежащих возмещению:

• Заработная плата основных сотрудников, задействованных в исполнении контракта;
• Оплата работ и услуг контрагентов, связанных с исполнением договора;
• Закупка материалов, оборудования, комплектующих;
• Командировочные расходы, если они напрямую связаны с выполнением работ по контракту;
• Уплата налогов и обязательных взносов, связанных с данным проектом.

Важно: возмещение накладных расходов не предусмотрено. В рамках казначейского сопровождения не существует понятия возмещения накладных расходов.
Согласно приказам Минфина России № 214н и № 197н, накладные расходы оплачиваются пропорционально сроку действия контракта.

В сведениях об операциях по контракту закладывается общая сумма накладных расходов по коду 0888. Далее:

• сумма накладных расходов делится на срок контракта (в месяцах);
• полученная величина отражает ежемесячную сумму, подлежащую перечислению с казначейского счёта на расчётный счёт;
• если несколько месяцев подряд перекидка не осуществлялась, ежемесячная сумма умножается на количество пропущенных месяцев, и итоговая сумма перечисляется с казначейского счёта на расчётный счёт по коду 0888.

💡Совет: контроль начисления и перечисления накладных расходов необходимо вести ежемесячно, чтобы избежать накоплений и путаницы при закрытии контракта.

Таким образом, к возмещению принимаются только фактические расходы, понесённые исполнителем в рамках контракта, за исключением накладных, которые перечисляются по отдельному механизму.

Чтобы компания могла успешно возмещать понесённые расходы при казначейском сопровождении, необходимо заранее предусмотреть несколько ключевых условий. Ошибки на этом этапе часто становятся причиной отказа в возмещении или длительных доработок сведений в системе.

1. Проверьте договор с заказчиком. Первое, с чего следует начать — наличие в государственном контракте пункта, предусматривающего право исполнителя на возмещение ранее понесённых расходов.

Формулировка данного пункта должна быть корректной и однозначно указывать, что организация вправе использовать собственные средства для исполнения обязательств по контракту с последующим их возмещением за счёт средств, поступивших на казначейский счёт.

2. Настройка в системе ГИИС «Электронный бюджет». Следующий важный шаг — проверка параметров регистрации контракта в системе ГИИС «Электронный бюджет».

В карточке договора обязательно должна быть установлена галочка в поле «Возмещение».

На практике нередко встречаются случаи, когда пункт о возмещении в самом договоре есть, но при регистрации в ГИИС «Электронный бюджет» этот флаг не был проставлен. В таком случае система не позволит отправить сведения с кодами по возмещению:

• при попытке отправки появится сообщение об ошибке,
• сведения автоматически будут возвращены на доработку.

⚠️ Важно: отсутствие отметки «Возмещение» делает технически невозможным проведение операций по возмещению расходов, даже при наличии соответствующего пункта в договоре.

3. Проверка сведений об операциях. В разделе «Сведения об операциях» должны быть заложены суммы по соответствующим кодам возмещения.
Именно эти коды позволяют системе правильно отразить движение средств и связать операцию с конкретным контрактом. Если данные суммы не предусмотрены, система также не позволит оформить возмещение.

Таким образом, прежде чем переходить к подготовке документов, необходимо убедиться, что:

• в договоре с заказчиком чётко прописано право на возмещение;
• в ГИИС «Электронный бюджет» установлена галочка «Возмещение»;
• в сведениях об операциях отражены суммы по кодам возмещения.

Для проведения возмещения по государственному контракту важно правильно подготовить и приложить комплект подтверждающих документов.

Перечень документов зависит от вида расходов, по которым организация осуществляла оплату с расчётного счёта.

Главное правило — каждый документ должен подтверждать факт произведённого расхода, его связь с контрактом, находящимся под казначейским сопровождением, а также содержать ИГК (идентификационный код государственного контракта).

Если ИГК отсутствует в тексте документа, его необходимо прописать вручную разборчиво и без сокращений.

1. Заработная плата. Для возмещения расходов по выплате заработной платы необходимо предоставить:

• Платёжные поручения с расчётного счёта с отметкой банка «Исполнено», подтверждающие факт перечисления зарплаты;

К возмещению принимаются только выплаты основной заработной платы сотрудников, задействованных в реализации контракта.

2. Налоги. При возмещении расходов по уплате налогов необходимо приложить:

• Платёжные поручения с расчётного счёта с отметкой банка «Исполнено», подтверждающие факт оплаты налогов;

Код возмещения подбирается в зависимости от назначения платежа, указанного в платёжном поручении с расчётного счёта.

3. Командировочные расходы. Для возмещения командировочных расходов предоставляются:

• Платёжное поручение с отметкой «Исполнено», подтверждающее перечисление командировочных средств;
• В назначении платежа должно быть указано «Перечисление командировочных расходов»;

4. Закупка материалов, услуг и работ. Для возмещения расходов по закупкам и выполненным работам предоставляется полный пакет документов:

• Договор с поставщиком или подрядчиком;
• Счёт на оплату;
• Платёжное поручение с расчётного счёта с отметкой «Исполнено»;
• Акт выполненных работ / УПД / накладная (в зависимости от вида операции);
• Указание ИГК во всех документах (если отсутствует — проставляется вручную).

Обращайте внимание, чтобы в актах и накладных были указаны те же реквизиты контракта и контрагента, что и в договоре. Несоответствия часто становятся причиной возврата на доработку.

Таким образом, корректно подготовленный комплект документов — ключевой фактор успешного возмещения.

Все документы должны быть оформлены без ошибок, содержать отметки банка об исполнении, а также иметь связь с конкретным контрактом через ИГК.

После того как все необходимые документы подготовлены и проверены, можно переходить к следующему этапу — оформлению платёжного поручения с казначейского счёта на возмещение расходов.

Далее в системе ГИИС «Электронный бюджет» создаётся платёжное поручение с казначейского счёта. На данном этапе важно внимательно заполнить все обязательные поля — от правильного выбора кода операции до корректного указания назначения платежа.

Подробнее о том, как правильно оформить платёжное поручение при возмещении расходов, вы можете узнать в нашей статье 👉 «Порядок заполнения платёжных поручений при казначейском сопровождении».

Решение о том, когда именно производить возмещение расходов, остаётся за организацией.

Главное условие — на момент возмещения должны соблюдаться следующие требования:

• на лицевом счёте по государственному контракту имеется положительный остаток денежных средств;
• контракт находится в статусе действующего, то есть срок его исполнения не истёк;
• возмещаемые расходы должны быть произведены в период действия контракта.

Таким образом, организация самостоятельно определяет момент подачи платёжного поручения на возмещение, ориентируясь на наличие средств и этап исполнения договора.

Что касается сроков обработки платёжного поручения казначейством и поступления средств на расчётный счёт — в среднем на это уходит 2–3 рабочих дня (при условии, что документы оформлены корректно и у казначейства нет замечаний).

При оформлении возмещения в системе казначейского сопровождения для каждой операции используется специальный код возмещения расходов.
Эти коды формируются на основании Приложения № 3 к приказу Минфина России № 214н.

Единственное отличие кодов, применяемых при возмещении, заключается в том, что первая цифра в коде заменяется на «9» (вместо стандартного «0»).

Таким образом, коды, начинающиеся с цифры 9, обозначают операции, связанные именно с возмещением ранее произведённых расходов.

Основные коды возмещения расходов

Да, казначейство может отказать в проведении возмещения расходов, если в представленных сведениях или документах допущены ошибки, либо отсутствуют необходимые условия для проведения операции.

Чтобы избежать возврата документов на доработку, важно знать основные причины отказов.

Основные причины отказа в возмещении:

1. В договоре с заказчиком отсутствует корректная формулировка пункта о возмещении

Если в контракте не прописано право исполнителя возмещать понесённые расходы, либо пункт сформулирован некорректно, казначейство не сможет принять такие операции к исполнению.

2. В сведениях не предусмотрены суммы по соответствующим кодам возмещения
При регистрации сведений об операциях в системе ГИИС «Электронный бюджет» по каждому виду расходов должны быть указаны суммы по кодам возмещения.

Если такие суммы не заложены, система не позволит направить платёжное поручение и вернёт его на доработку.

3. Ошибки в оформлении платёжного поручения. Казначейство откажет в возмещении, если:

  неверно указан получатель средств;
  некорректно заполнено назначение платежа;
  отсутствует или неверно указан код возмещения;
  платёжное поручение оформлено с нарушением требований приказа № 214н.

⚠️ Обратите внимание: любые несоответствия между платёжным поручением и сведениями в системе приводят к возврату документов без исполнения.

4. Неполный или неправильно оформленный пакет документов. Возмещение невозможно, если не приложены все подтверждающие документы либо они оформлены с ошибками.

Например, отсутствует акт выполненных работ, в платёжном поручении нет отметки банка «Исполнено» или не указан ИГК.

5. Несоответствие кода возмещения назначению платежа. Код возмещения должен строго соответствовать содержанию поля «Назначение платежа» в платёжном поручении с расчётного счёта.

Если, например, в назначении указана выплата заработной платы, а в коде отражён налоговый платёж — система автоматически вернёт документ на доработку

Процедура возмещения расходов при казначейском сопровождении требует внимательности и точности. Даже мелкие ошибки в документах или кодировке могут привести к возврату платёжных поручений и задержке поступления средств.

Специалисты KaznaHelp подготовили несколько практических рекомендаций, которые помогут избежать ошибок и упростить процесс.

🔹 1. Проверяйте договор.

Убедитесь, что в контракте с заказчиком прописан пункт о праве возмещения ранее понесённых расходов, и формулировка соответствует требованиям казначейства. Если пункт отсутствует — включите его через дополнительное соглашение до начала исполнения контракта.

🔹 2. Следите за настройками в системе ГИИС «Электронный бюджет».
Перед началом работы убедитесь, что:

  в карточке договора установлена галочка «Возмещение»;
  в сведениях об операциях заложены суммы по кодам возмещения;
  все данные корректно синхронизированы с условиями контракта.

Эти детали часто становятся причиной возвратов на доработку, хотя исправить их можно заранее.

🔹 3. Указывайте ИГК во всех документах.

ИГК — это основной идентификатор контракта. Он должен присутствовать во всех платёжных поручениях, актах, счетах и договорах, даже если его приходится вписать вручную.

Отсутствие ИГК — частая причина отказа в возмещении.

🔹 4. Подбирайте правильный код возмещения.

Код возмещения должен точно соответствовать назначению платежа.
Перед отправкой платёжного поручения перепроверьте, что код выбран в соответствии с видом расхода — заработная плата, налоги, командировочные, материалы или услуги.

🔹 5. Проверяйте комплект документов перед отправкой

Прежде чем направлять платёжку в казначейство, убедитесь, что все документы:

  приложены в полном объёме,
  оформлены без ошибок и содержат отметки «Исполнено»,
  соответствуют условиям контракта.

🔹 6. Планируйте возмещение заранее.

Возмещать расходы можно в любой момент при наличии положительного остатка и действующего контракта.

Лучше не откладывать — чем раньше оформите возмещение, тем быстрее освободите оборотные средства для работы по другим проектам.